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Dans une étude menée par le Pr Ghoshal, 90% des managers perdent leur temps dans toutes sortes d’activités inefficaces. En d’autres termes, à peine 10 % des managers passent leur temps de manière engagée, déterminée et réfléchie. Pourquoi la capacité à gérer son temps, c’est-à-dire à savoir utiliser et structurer son temps de façon efficace et productive, est-elle si difficile à acquérir ? Pourquoi est-ce un art d’avoir le temps de faire tout ce dont on a besoin, sans se sentir stressé ?
LE FAUX MARCHÉ DES APPLICATIONS DE GESTION DES TÂCHES ET DU TEMPS
Dans un moment de panique où le travail abonde et où vous n’en voyez pas le bout, il se peut que vous ayez pris la résolution de télécharger une application d’aide à la gestion des tâches et de votre temps pour vous soutenir : Asana, Monday, Todoist ou encore Google Keep. Cependant, il est très peu probable qu’elle vous ait été d’une réelle utilité. Ce, parce que les applications vous aidant à organiser vos tâches et optimiser votre temps ne viennent vous soutenir que sur un seul des aspects de cette compétence.
La gestion du temps est en fait trois compétences déguisée en une :
- Perception : savoir penser son temps de façon réaliste. Savoir évaluer de façon fiable le temps qu’on a, le voir comme une ressource limitée.
- Organisation : savoir concevoir et organiser ses objectifs et tâches pour utiliser efficacement le temps qu’on estime avoir.
- Adaptation : savoir adapter le temps qu’il nous reste et les tâches à faire, en fonction des interruptions, des changements de priorités ou simplement des évènements de vie.
Les applications disponibles sur le marché viennent essentiellement vous aider à travailler le deuxième point : l’organisation. Seulement, sans travailler les deux autres, l’Organisation ne suffit pas pour savoir gérer son temps. Sans Perception, c’est porte ouverte à la procrastination, tandis que sans Adaptation, difficile de savoir prioriser. Dans une étude menée par Erich Dierdorff sur 1 200 personnes, le chercheur a pu constater que la Perception et l’Adaptation étaient des compétences plus rares et plus difficiles à développer.
La gestion du temps semble être une compétence difficile à posséder et d’autant plus difficile à développer que nous ne savons pas auto évaluer notre capacité à gérer le temps. L’étude du Pr Dierdorff a mis en évidence que seul 1% des individus évalués ont vu leur score d’auto évaluation se recouper avec leurs scores de mise en situation. Dans ce cadre, comment faire évoluer nos compétences lorsqu’on ne les connaît pas ?
PAR QUOI COMMENCER POUR MIEUX GÉRER SON TEMPS ?
Si vous avez bien suivi, pas par télécharger une application ! Pour mieux gérer son temps et être plus efficace, la clé du succès n’est pas de croire à la toute puissance d’une application et se reposer dessus. La gestion du temps se base sur une dynamique d’introspection, de connaissance de soi et de ses ressources.
Dans un premier temps, ajuster votre perception de 3 éléments :
- De votre charge de travail réelle
- Du temps réel que vous avez pour réaliser ces tâches
- De vos compétences en gestion du temps
Pour se faire, la première étape est de faire un pas de côté et d’analyser ces trois éléments par vous. Ensuite, il faut confronter cette auto-analyse avec le feedback des personnes autour de soi : de ses collègues, de ses managers, des personnes occupant le même poste ou ayant les mêmes tâches.
Ensuite seulement, vous pouvez passer à l’organisation où 5 éléments sont clés :
- Faire la différence entre urgent et important afin de pouvoir prioriser. Les tâches urgentes demandent une attention immédiate mais ne sont pas forcément pertinentes car aujourd’hui, tout a une notion d’urgence, le plus souvent injustifié. Que vous leur donniez ou non l’attention attendue peut ne pas avoir d’impact. Tandis que pour les tâches importantes, leur nom parle de lui même et ne pas leur donner d’attention peut mener à des conséquences graves. Les tâches réellement urgentes et importantes doivent être faites en premières.
- Ne pas tenter de faire de multitâches. Votre cerveau ne peut faire de multitâche. Il ne peut que passer d’une action à une autre rapidement ce qui lui prend beaucoup d’énergie et vous rend en fin de compte, beaucoup moins efficace sur du long terme.
- Vous définir une vision claire de l’objectif que vous souhaitez atteindre pour pouvoir sélectionner stratégiquement les actions à faire.
- Ne vous engager à travailler que sur deux/trois projets clés sur lesquels mettre toute votre attention.
- Si en cours de route vous réalisez que votre objectif est trop difficile à atteindre, découpez-le en plusieurs petits objectifs plus appréhendables et réalisables.
La question n’est donc pas de chercher comment vous allez pouvoir augmenter le temps que vous avez pour bosser sur un projet, mais de savoir comment vous allez gérer efficacement ce temps donné.
Savoir organiser son temps c’est faire en sorte de reprendre le contrôle sur son travail et son quotidien en organisant le travail autour de sa vie, et non en organisant sa vie autour du travail.
Savoir organiser son temps, c’est réduire considérablement sa charge mentale et son stress et c’est avoir eu le temps de faire tout ce qui était possible pour rendre un travail de la meilleure qualité possible.
Auteur : Anaïs Roux
